Muitos condomínios adiam a mudança de administração durante anos, não por estarem satisfeitos, mas por recearem o processo. Na prática, a transição é simples quando se sabe o que pedir — e corre mal quase sempre pelo mesmo motivo: a entrega de documentação ficou por fazer.
A decisão
A administração é eleita em assembleia, por maioria dos votos, com um mandato que em regra é anual e renovável. Substituí-la é, portanto, um ponto da ordem de trabalhos como qualquer outro — desde que conste da convocatória. Não é preciso invocar culpa nem esperar pelo fim do ano civil; pode ser convocada assembleia extraordinária para o efeito.
Antes da reunião, vale a pena ter já identificada a alternativa e a respetiva proposta de honorários e âmbito de serviços, para que a assembleia decida sobre algo concreto.
O que a administração cessante tem de entregar
Esta é a lista que deve constar da ata:
Financeiro
- Contas do exercício em curso e dos anteriores, com extratos bancários.
- Saldo e titularidade das contas do condomínio, incluindo a do fundo comum de reserva.
- Conta corrente de cada fração, com identificação de quotas em atraso.
- Faturas e recibos de fornecedores, e dívidas por liquidar.
Documental
- Livro de atas e todas as atas de assembleia.
- Título constitutivo e regulamento do condomínio.
- Apólice de seguro do edifício e recibos de prémio.
- Contratos em vigor: manutenção de elevadores, limpeza, jardinagem, energia, serviços.
- Relatórios de inspeção, fichas técnicas de equipamentos e garantias de obras recentes.
- Processos judiciais pendentes, se existirem.
Físico
- Chaves de zonas comuns, comandos de portões, códigos de acessos e, quando aplicável, acessos a plataformas online.
Os pontos onde as transições falham
- Quotas em atraso sem histórico. Sem conta corrente detalhada, a nova administração não consegue cobrar o que estava em dívida e o condomínio perde dinheiro.
- Contratos esquecidos. Serviços que continuam a debitar sem ninguém saber porquê, ou manutenções obrigatórias que ficam suspensas no mês da mudança.
- Seguro em lapso. Uma apólice não transferida a tempo deixa o edifício descoberto exatamente no período de maior desorganização.
- Atas em falta. Sem o livro de atas, perde-se a prova das deliberações anteriores — incluindo as que permitem cobrar dívidas.
Um calendário realista
Quinze dias para a entrega de documentação, trinta para a verificação e regularização de contratos e contas, e noventa para o novo plano de manutenção entrar em velocidade de cruzeiro. A gestão corrente — pagamentos, avarias, atendimento — não deve parar nem um dia.
O que fazemos na transição
Fazemos uma auditoria física e administrativa ao edifício, listamos o que está em falta, tratamos da passagem de contratos e seguros e assumimos a gestão corrente desde o primeiro dia. O que não existir, montamos de raiz: conta corrente por fração, calendário de manutenção e um plano plurianual de obras.
Este artigo tem caráter informativo e não dispensa a consulta do título constitutivo e da legislação em vigor.